nezarkamal.com
أهم الموضوعات الأن هو التقديم في جائزة مصر للتميز الحكومي 2020 وكيفية وعملية التقديم وحيث تحدثنا في المقالة السابقة عن الترشح في جائزة مصر للتميز الحكومي 2020 وذكرنا خلاله تفاصيل عن الجزء الأول من محور الممكنات فإننا نتحدث اليوم بالتفصيل عن الجزء الثاني من محور الممكنات
في المقال السابق استعرضنا – محور الممكنات 1 (الجزء الأول) وقد ذكرنا فيها بالتفصيل اسرار كتابة ملف الترشح لجائزة مصر للتميز الحكومي من خلال شرح المعيارين السابع والثامن بالتفصيل وهما معياري رأس المال البشرية ومعيار إدارة الممتلكات والأصول
تعرفنا فيهما على ما هي متطلبات النجاح التي تستطيع تحقيقها من خلال ربط المؤشرات والمقاييس بخطة عمل المؤسسة الحكومية.
ولكننا اليوم سنتحدث بالتفصيل عن المعيارين التاسع والعاشر وهما الحوكمة وإدارة المخاطر واستمرارية الأعمال حيث يحتاج كل المتقدمين الراغبين في الترشح في جائزة مصر للتميز الحكومي 2020 إلى فهم أسرار عمليات التقديم
التقديم في جائزة مصر للتميز الحكومي 2020
ما هي المبادئ التي تجعل ملف الترشح من الملفات المُرشحة للزيارة الميدانية وبالتالي تكون فرصه الفوز بالجائزة ممتازة فضلاً عن حضور الحفل الختامي للجائزة بحضور معالي دولة رئيس الوزراء.
وقد تحدثنا في مقالة سابقة عن سر النجاح في التسجيل في جائزة مصر للتميز الحكومي 2020 وشرحنا بالتفصيل المحور الثاني المتعلق بإدارة عمليات الإبتكار
المعيار الرئيسي التاسع: الحوكمة
هو المعيار قبل الأخير وهو استراتيجية للربط بين النظام الإداري القديم الموجود في المؤسسات الحكومية المصرية حيث كانت الحوكمة هي المستهدف لتطوير العمل الإداري خلال الحقبة الزمنية الماضية (ثلاثون عاماً الأخيرة) ولهذا فإن هذا المعيار الرئيسي يُركز على مدى كفاءة وفاعلة الإطار العام للحوكمة بما يضمن تحقيق مبدأ المساءلة تجاه المعنيين التقديم في جائزة مصر للتميز الحكومي 2020
يحرص مبدأ الحوكمة على توفير كل سُبل تحقيق الشفافية تجاه المجتمع والجهات المعنية بتطبيق الحوكمة على المستوى الحكومي فيما يتعلق بالأداء ومدى الالتزام بالتشريعات والقوانين بما في ذلك المتعلقة بحقوق الملكية الفكرية. كما يركز هذا المعيار على مدى تحقيق نتائج رائدة في الحوكمة وإدارة المخاطر.
9-1 تصميم وتطبيق إطار عام للحوكمة
أ) قدرات تصميم وتطبيق إطار عام للحوكمة
ويمكن أن يشكل هذا المعيار النقاط التالية:
-
- القدرة على ابراز وجودة ضمان إيجاد وتطبيق إطار عمل وسياسات فعالة وشاملة للحوكمة على مجالات العمل المختلفة في المؤسسة الحكومية بحيث تكون جميع الأعمال والقرارات المتخذة في مصلحة المؤسسة الحكومية ولتحقيق أهدافها وبما يضمن عدم وجود تعارض مصالح أو إساءة لاستخدام السلطة على كافة المستويات والأنظمة الإدارية
- (مثل: التنظيم الإداري الدخلي، إدارة الموارد البشرية، الإدارة المالية، إدارة المعلومات والتقنية، إدارة المشروعات، إدارة الموارد والممتلكات وغيرها)
- النجاح في تحقيق مبادئ الحوكمة الفاعلة بفصل الأنشطة الرقابية والتنظيمية عن الأنشطة الخدمية والتنفيذية ووضوح خطوط السلطة والمسؤولية (العلاقات التنظيمية) وصلاحيات وآليات اتخاذ القرار لدى الجهات الإشرافية على الجهات التنفيذية.
- العمل على ضمان إيجاد بيئة عمل مستقرة تتميز بالنزاهة والعدالة والشفافية ومراعاة مصلحة العمل بما يضمن تحقيق أهداف المؤسسة الحكومية بشكل عام.
- الالتزام الفاعل بالتشريعات والقوانين و مراعات متطلبات المبادرات والمشاريع والبرامج الحكومية بما يحقق المتابعة الفعالة لتنفيذ ما يرد في تقارير التقييم والتدقيق من الجهات المعنية بالمتابعة والرقابة الإدارية والمالية.
- تطبيق معايير لضمان وحفظ حقوق الملكية الفكرية للجهة وللمتعاملين.
-
ب) تقييم الانجازات والنتائج الخاصة بتصميم وتطبيق إطار عام للحوكمة
حسب طبيعة عمل وأهداف وأنشطة الجهة الحكومية، يمكن أن يشمل هذا المعيار النتائج التالية:
ب 1) مؤشرات الأداء الخاصة بالحوكمة
حسب طبيعة عمل وأهداف وأنشطة الجهة الحكومية، يمكن أن يشمل هذا المعيار النتائج التالية:
-
- عدد الملاحظات الواردة في تقارير التدقيق والتقييم مصنفة حسب الأهمية لتفعيل التقديم في جائزة مصر للتميز الحكومي 2020
-
-
- ملاحظات تقارير التدقيق الداخلي مصنفة حسب الأهمية
- ملاحظات تقارير التدقيق الخارجي مصنفة حسب الأهمية
- ملاحظات تقارير التقييم والتدقيق على الأنظمة مصنفة حسب الأهمية
- ملاحظات دائرة الشؤون القانونية بخصوص عدد وتصنيف الشكاوى القانونية المقدمة ضد الجهة
- ملاحظات دائرة الرقابة المالية مصنفة حسب الأهمية
- ملاحظات دائرة المالية المتعلقة بالإلتزام بتنفيذ الموازنة والتعاميم الصادرة بشأنها مصنفة حسب الأهمية
-
- نسبة الملاحظات من تقارير التقييم والتدقيق التي تم إغلاقها في الوقت المحدد
ب 1) مقاييس رأي المعنيين بالحوكمة
حيث يمكن أن يشمل ذلك المجالات التالية:
-
- الشفافية والنزاهة والعدالة في معايير التعامل مع المتعاملين
- الشفافية والنزاهة والعدالة في معايير التعامل مع الموارد البشرية
- الشفافية والنزاهة والعدالة في التعامل ومعايير الاختيار للموردين
9-2 تصميم وتطبيق خطط لإدارة المخاطر
أ) قدرات تصميم وتطبيق خطط لإدارة المخاطر
ويمكن أن يشمل هذا المعيار النقاط التالية:
-
- تحديد المخاطر والأزمات والكوارث المحتملة بكافة أنوعها
- (مثل: المخاطر الاستراتيجية، المالية، البيئية، أمن المعلومات، المخاطر التشغيلية، الصحة والسلامة المهنية) وتحديد احتمالية حدوثها والآثار الناجمة عنها.
- التجهيز والإعداد المتناسق في التقديم في جائزة مصر للتميز الحكومي 2020
- إعداد خطة لإدارة المخاطر تتضمن الأنشطة ومسؤوليات التنفيذ والأطر الزمنية والموارد اللازمة.
- تحديد بدائل وسيناريوهات وخطط بديلة لمواجهة المتغيرات والمستجدات التي يمكن أن تحول دون تحقيق الاهداف الاستراتيجية وتنفيذ العمليات والمشاريع والمبادرات والبرامج وضمان استمرارية أعمال الجهة في حال حدوث مثل هذه المتغيرات والمستجدات أو المخاطر.
ب) تقييم الانجازات والنتائج الخاصة بتصميم وتطبيق خطط لإدارة المخاطر
حسب طبيعة عمل وأهداف وأنشطة الجهة الحكومية، يمكن أن يشمل هذا المعيار النتائج التالية:
- عدد المخاطر التي تم إلغاؤها (بالتعامل مع وإزالة الأسباب التي كانت تحددها كمخاطر كنموذج اجرائي لعمليات التقديم في جائزة مصر للتميز الحكومي 2020)
-
- نسبة نجاح خطط التدريب والتجارب الوهمية للتعامل مع الازمات والكوارث
- متوسط عدد اصابات العمل
- عدد الحوادث الناتجة عن عمليات وأنشطة الجهة
- نسب نجاح خطط الطوارئ في التعامل مع المخاطر (في حال حدوثها)
- نجاح خطط التقديم في جائزة مصر للتميز الحكومي 2020
المعيار الرئيسي العاشر :
ادارة المخاطر واستمرارية الأعمال
المواصفة AE/SCNS/NCEMA 7000:2015
يتوقف النجاح في التقديم في جائزة مصر للتميز الحكومي 2020 بأن يتم ادارة عمليات إدارة استمرارية الأعمال في بعض المؤسسات الحكومية التي تطمح أن تكون في مصاف الشركات العالمية وهذا هو الهدف العام والأساسي من تطبيق منظومة التميز الحكومي على أرض مصر، ولم يتوقف الوضع على ذلك فقط بل نشاهد أيضا أنه تم تبني هذا البرنامج من قبل الحكومات أيضا. لما تعطي هذي الجهات الأهمية العالية في تطبيق هذا النظام ؟
برنامج استمرارية الأعمال:
هو نظام إداري يهتم في رفع مستوى أداء المؤسسات أو الشركات في حال تعرض مهام هذي المؤسسة للتوقف لأي سبب ما أو لتعرضه لخطر قد يكون الحرب أو المرض أو أي شيء مما ينتج عنه توقف الوظائف الحيوية لهذه المؤسسة الحكومية.
كيف يمكن تطبيق هذا النظام.
التعريف:
برنامج استمرارية الأعمال : هو عملية إدارية شاملة تحدد التهديدات المحتملة على المؤسسة وأثرها على العمليات الأساسية للمؤسسة. والتي توفر خطة عمل لبناء المرونة لدى المؤسسة لرفع قدرتها على الاستجابة الفعالة . التي تعمل على حماية مصالح أصحاب المصلحة الرئيسيين ، وسمعة المؤسسة، والعلامة التجارية.
الخطوة الأولى
لتحقيق فعالية في التقديم في جائزة مصر للتميز الحكومي 2020 يجب النجاح في برنامج استمرارية الأعمال تبدأ من التزام الإدارة العليا في المؤسسة بتنفيذ عناصر البرنامج الرئيسية وتقديم الدعم الكامل لمدير مشروع استمرارية الأعمال الذي تم اختياره مسبقا في تلك المنظومة ويشترط في مدير البرنامج أن يكون ملتزما بتنفيذ أحكام وشروط البرنامج واستحداث برنامج يكون قابل للتفعيل في حال وقع طارئ في هذه المؤسسة أو الشركة لا قدر الله. وبناء على ذلك يتم تحديد نطاق البرنامج ، قد يقتصر البرنامج على إدارة معينة أو قد يشمل جميع إدارات وأقسام المؤسسة.
الخطوة الثانية
يقوم مدير البرنامج بتحديد الوظائف الحيوية للبرنامج عن طريق تنفيذ إحدى اهم عناصر البرنامج ألا وهي تحليل التأثير على الأعمال (BIA) ، ومن هذا التحليل يستطيع مدير البرنامج أن يتعرف على زمن الاستعادة الأمثل (RTO) وكذلك يستطيع أن يتعرف على ما هو أقصى زمن يمكن للمؤسسة أن تصمد في حال انقطاع إحدى الوظائف الحيوية لها (MAO).
الخطوة الثالثة
بعد الانتهاء من عمل تحليل التأثير على الأعمال يقوم مدير البرنامج بعمل تقييم للمخاطر التي قد تؤثر على هذه الوظائف الحيوية للمؤسسة. ويتم تحديد احتمالية الخطر وتأثيرها على المؤسسة . وبعد ذلك يدخل مدير البرنامج في عملية معالجة للمخاطر منها المعالجة الجذرية للخطر أو تقصير فترة التعطل أو تحويل الخطر أو تقبل الخطر كما هو .
وكذلك قد تكون هنالك تبعات مالية على المؤسسة في حال هنالك خطر يجب معالجته معالجة كلية .
على سبيل المثال إذا كان للمؤسسة خادم رئيسي واحد ومن خلال تحليل التأثير على الأعمال وتقييم المخاطر الذي تم أجراءه مسبقا تبين أن هنالك اعتماد جزئي أو كلي على أنظمة إلكترونية تم استضافتها على هذه الخوادم ، مما يجعل المؤسسة في وضع يجب عليها الاستثمار في بناء خادم احتياطي في حال تعطل الخادم الرئيسي أو الانقطاع الكامل له. قد يكون هذا المثال بسيطا ولكن يمكن أخذه بعين الاعتبار بناء على طبيعة المؤسسة والخدمات التي تقدمها هذه المؤسسة.
الخطوة الرابعة استراتيجية التعافي (Recovery Strategy):
هي إجراءات محددة مسبقا و اختبرت مسبقا و معتمدة من قبل الإدارة ليتم تفعيلها خلال نشوء طارئ. ومن ذلك ينبغي على كل مؤسسة النظر إلى الوظائف الحيوية البالغة الأهمية التي تريد التعافي منها مع الأخذ بعين الاعتبار الموارد التالي ذكرها:
- الناس.
- المعلومات والبيانات.
- المباني وبيئة العمل .
- مرافق الخدمات.
- المعلوماتية و تكنولوجيا الاتصالات .
- النقل.
- الموارد المالية .
- الشركاء والموردين.
وأيضا يتعين على المؤسسة اختيار واعتماد استراتيجية مناسبة للتعافي وقد تعتمد على عناصر عدة منها ليكون الملف مقنعاً اثناء التقديم في جائزة مصر للتميز الحكومي 2020 :
- أقصى زمن يمكن للمؤسسة الصمود دون الحؤول إلى وقوع كارثة (MAO).
- التبعات المالية الناجمة عن تبني هذه الاستراتيجية / الاستراتيجيات.
- العواقب الناجمة عن التقاعس عن العمل.
الخطوة الخامسة خطة الاستجابة للحدث (Incident Response Plan) و خطة استمرارية الأعمال (Business Continuity Plan) :
إعداد خطط الاستجابة للحدث (Incident Response Plan) : يجب على المؤسسة تنسيق أنشطة من يستجيبون للحادث، وإجراء التقييم المبدئي للأضرار، وتنظيم فريق الإدارة المسؤول عن تحديد الاجراءات المطلوبة، وتنسيق أنشطة الفرق المشاركة في الاستجابة، واعتماد الاتصال بالجهات المعنية الداخلية والخارجية.
تحتوي خطة الاستجابة على التالي:
- تفعيل فريق إدارة الأزمات (Crisis Management Team).
- الأدوار والمسؤوليات ( Role & Responsibilities).
- جاهزية التقديم في جائزة مصر للتميز الحكومي 2020 على أرض الواقع
خطة استمرارية الأعمال تحتوي على عدد من الإجراءات يتم من خلالها تنظيم عملية تفعيل الخطط الفرعية لاستمرارية العمل. قد تكون هنالك مسميات أخرى للخطط ولكنها تتسم بهذه الخصائص:
- مستويات التفعيل (Activation Criteria).
- تفعيل فريق إدارة الأزمات (Crisis Management Team).
- خطة الاستجابة الإعلامية ( Media Response Plan ) .
- خطة التعافي من الكوارث (DR Plans) .
- خطة استمرارية العمليات ( Continuity of Operation Plan) .
- خطة للطوارئ (Contingency Plan) .
- خطة تفشي الأوبئة (Pandemic Plan) .
- خطة استمرارية الخدمات (Service Continuity Plan) .
خطة استمرارية الأعمال صممت ليتم تنفيذها تحت الضغوطات النفسية ويجب عند إعداد الخطط أخذها بعير الاعتبار ليكون هذا المستند مرتكز على الحدث و متخصص وسهل الاستخدام. ومن الخصائص الرئيسية لخطة استمرارية الأعمال :
- موجهه : يجب على الخطط أن تكون واضحة مما يضمن سهولة التطبيق.
- متغيرة : بحيث يجب أن تطابق مدى واسع من أنواع الحوادث.
- مختصرة : تستخدم الإرشادات والمعلومات والأدوات التي من المرجح أن تستخدم ويتم الابتعاد عن كل ما هو يثير الارتباك وليس له هدف من وجودة.
- ذات علاقة : المعلومات المتوفرة يجب أن تكون محدثة قابلة للتطبيق للفرق التي ستستخدمها.
يجب على المؤسسة أن تراعي توثيق مرحلة التعافي من الحوادث لتستخدم كدروس مستفادة في عملية التطوير المستمر.
الخطوة السادسة التثقيف والتدريب:
يجب على المؤسسة الحرص على تغذية ثقافة استمرارية الأعمال للموظفين بشكل دوري ، كي تكون هذه الثقافة راسخة في اذهان الموظفين الذين هم بالتالي مسؤولون عن تطبيق ما جاء في برنامج إدارة استمرارية الأعمال. ويشتمل برنامج تثقيف العاملين على ما يلي:
- وضع الأسس لتقييم مدى فعاليته.
- نشر ثقافة القدرة على استمرارية الأعمال.
- التأكُّد من التطوير المستمر.
- ضمان إلمام العاملين بأدوارهم ومسؤولياتهم في برنامج إدارة استمرارية الأعمال.
وكذلك بعد نشر ثقافة برنامج إدارة استمرارية الأعمال، لابد من عمل التدريبات الدورية والتي تتعلق ببرنامج إدارة استمرارية الأعمال ، ومن المستحسن أن يتم توزيع جدول التدريبات على مدار السنة على مختلف المستويات الوظيفية بحيث نضمن أن تتم الاستفادة من التدريبات بشكل فعال ومؤثر وكذلك يجب على مدير البرنامج أن يدون كافة التدريبات التي تم اعتمادها وإجراءها خلال السنة.
الخطوة السابعة التمارين والاختبارات :
على المؤسسة إجراء التمارين بشكل دوري ومنتظم وذلك لضمان فعالية الخطط المعتمدة ، وقد نجد من خلال الاختبارات أن هنالك ثغرات تظهر بشكل غير متوقع ومفاجئاً
فذلك يجب تدوين ما يسمى بالدروس المستفادة، بحيث تكون هنالك تمارين دورية يتم فيها إخطار الجهات والأشخاص المعنيين وذلك لتفادي عدم تعطل الأعمال في المؤسسة بسبب التمرين، في هذا الجزء من البرنامج يتوجب التعامل مع التمارين بجدية.
في بعض المؤسسات هنالك اعتماد كلي أو جزئي على بنية تحتية أو أجهزة مرتبطة بالخدمات التي تقدمها المؤسسة ، فبدونها تكون المؤسسة قد لا تستطيع المؤسسة تقديم خدماتها، وكذلك يجب أن لا نتسبب في نشوء حادث أو كارثة قد يتسبب بها الاختبار.
في هذا الشرح السابق لبرنامج إدارة استمرارية الأعمال تم التطرق إلى الخطوات السبع الرئيسية التي يجب تنفيذها في برنامج إدارة استمرارية الأعمال ، و في المواضيع القادمة سيتم ذكر كل خطوة على حدة بشكل مفصل
The post التقديم في جائزة مصر للتميز الحكومي 2020 – محور الممكنات 2 appeared first on دكتور نزار كمال - مختصرات النجاح.
from دكتور نزار كمال – مختصرات النجاح https://ift.tt/32nahwr
via
IFTTT
