ادارة الوقت (7) المتابعة والمراقبة

للوقت ادارة وتنظيم أيضًا، ادارة الوقت فن يجب أن نتعلمه وندرك أهميته فمعني ادارة الوقت هي ادارة حياة بكل ما فيها، ففي المقالات السابقة ادارة الوقت (1)، وادارة الوقت(2)، ادارة الوقت (3)، ادارة الوقت(4) سؤال وجواب، ادارة الوقت (5) تنظيم الوقت، ادارة الوقت(6) ومرحلة التنفيذ، وفيما يلي سنتطرق إلي المتابعة والمراقبة في ادارة الوقت.

المتابعة والمراقبة

يعد التخطيط بلا تنفيذ ضربًا من الأحلام ويضيع معه
الوقت، والتنفيذ بلا رقابة ومتابعة فهو دون عائد وجدوي، فتعد الرقابة هي مقارنة
بين ما تم تخطيطه وما تم تنفيذه فعليًا علي أرض الواقع وبهدف تحديد المشكلات مع
الإستفادة من الإيجابيات وتجنب السلبيات في المستقبل مع وضع التعديلات المقترحة
لحلها.

الرقابة التحقيقية الفعالة

1. رقابة فورية: يجب أن تكون المتابعة دائمة مع
   التنفيذ أول باول ليتم معالجة أي قصور او تهاون.
2. الرقابة الدورية مع الاستمرار: استمرار
   الرقابة دون انقطاع مهما كان، مع بيان النتائج بصفة دورية بحسب الخطة الموضوعة
   ليتم معالجة القصور في كل فترة.
3. الرقابة الإصلاحية: فلا تقون الرقابة بهدف
   تسجيل الأخطار فقط بل بهدف المعالجة لهذه الأخطاء.
4. الرقابة الإقتصادية: وهي أن لا نستنزف الوقت
   والجهد دون الوصول إلي العائد المادي المتوقع منها.
5. الرقابة المرنة: وهنا نوضح أن الرقابة ليست
   تلك القرارات الصعبة والتي نتكبد فيها مشقة التنفيذ، ولكنها هي تلك الإجراءات التي
   نفعلها لنجاح الخطة وتتكيف مع الظروف والأمور الطارئة.

تحليل الوقت

 الرقابة في ادارة الوقت تعني مبدأ اعادة تحليل
الوقت، فالعادات السيئة القديمة تأتي لتعود من جديد سريعًا، ووجد أن صعوبة تنفيذ
الخطط اليومية تجعل جميع الأشخاص يرجعون إلي العادات السيئة التي كانوا يفعلوها
قديمًا، فهنا يجب من اعادة تحليل الوقت في مدة من ثلاثة إلي ستة شهور، وبعد ذلك
تأتي بعدها مرحلة اعادة التحليل السنوية.

خطوات نحو التنفيذ الأفضل

• ابدأ الأن في تنفيذ ما تعلمته ولا تسوف أبدًا.
• اتبع الخطوات التي تعلمتها وقم بتنفيذها لك دقة حتي لا تقع في شتات.
• كي تكون قائد جيد لوقتك عليك بشحذ همتك حتي تكون من أصحاب الهمم العالية
  حتي يساعدك هذا في تنفيذ اداة الوقت بحرفية.
• كن علي اتصال بمن حولك واشرح لهم ما تنوي فعله حتي يساعدوك علي تنفيذ ما
  تريد.
• قم برسم صورة لنفسك في ذهنك حتي تتمكن من السيطرة علي الوقت ولتكون مديرًا
  ممتاز للوقت.
• العقل الباطن يكون  مستيقظًا وأكثر
  وعيًا في الصباح ، فنم مبكرًا واستيقظ حتي تنعم بالإستيقاظ مبكرًا.
• رتب أشيائك الخاصة في البيت والعمل كل لا تشتت ذهنك وتضيع وقتك في البحث عن
  الأشياء الضائعة والتائهة منك.
• إذ  كان لديك ثقل وتراخي تجاه عمل
  ما فعليك أخذ عشر دقائق في تنفيذ هذا العمل ثم قب بالتوقف إلي وقت آخر فهذا سوف
  يساعدك علي الرجوع إليه لتكملته وحتي تبتعد عن ثقل البدايات الصعبة والمملة.
• استخدم كل قدراتك الشخصية حتي تكون مدير ممتاز للوقت، وجهز نفسك نفسيًا
  بأنك قادر علي التفاعل بجدية مع وقتك وحياتك كلها.
• تعامل بشكل احترافي، فأنت مدير وقتك مع العلم أنك قادر لصنع المزيد من
  المهام والسيطره المستمرة علي حياتك والتعامل مع طوارئ الأيام بإيجابية.

ادارة الوقت(6) ومرحلة التنفيذ

للوقت ادارة وتنظيم أيضًا، ادارة الوقت فن يجب أن نتعلمه وندرك أهميته فمعني ادارة الوقت هي ادارة حياة بكل ما فيها، ففي المقالات السابقة ادارة الوقت (1)، وادارة الوقت(2)، ادارة الوقت (3)، ادارة الوقت(4) سؤال وجواب، ادارة الوقت (5) تنظيم الوقت، ادارة الوقت(6) ومرحلة التنفيذ.

إن المحك الفعلي في ادارة الوقت هي مرحلة التنفيذ، فبعد
اعداد الخطة لإدارة الوقت فعليًا يأتي بعدها وقت التنفيذ الفعلي فلابد من التواذن
بين التخطيط والتنفيذ، فإن العبرة ليست بوضع الخطط بل العبرة بتنفيذ تلك الخطط دون
التهاون فيها، وهنا نأتيك ببعض النصائح التي تعينك في تنفيذ تلك الخطة:

(1) نصائح للتنفيذ

• عندما تبدأ بلابد من أن تبدأ بالمهمات الصعبة
  والغير محببة إليك.
• إجعل اعمالك المهمة في ذروة نشاطك وابعد عن
  أوقات التعب والارهاق في تنفيذ أهم مهامك.
• يجب التقليل من كل ما هو روتيني في يومك حتي
  لا تمل من الخطة كلها.
• يجب التخلص من كل ما هو غير مهم فعله وغير
  ضروري.
• قم بتأجيل الأعمال الروتينية إلي الأوقات
  الأقل نشاطًا.
• في دراسة أكدت أن معظم الناس يقضوا من 30 إلي
  65% من أوقاتهم في الأعمال الروتينية، فإحرص علي آدائها في الأوقات الضائعة من
  يومك.
• يجب أن تدرك أن العمل الذي لم يبدأ بعد لا
  يحفزك لإتمامه وإنهائه.

(2) لصوص الوقت

في خضم انشغالنا يأتي بعض اللصوص الذين يسرقون الوقت
ويأخذوننا بعيدًا عن مهامنا المطلوبة منا بإرادتنا أو بدون، ولصوص الوقت في حياتنا
كثيرة ومتعددة ومنها (الانترنت _ الجوال _ الفضائيات ... وغيرها).

التأجيل والمماطلة: يعد من أكثر اللصوص شهرة من حيث الشيوع والتأثير، فمعظمنا يحب التأجيل والمماطلة مع اختلاق الأعذار حتي نأجل عمل اليوم إلي الغد، ويجب أن نعلم جيدًا أننا قادرون علي الإتيان بالمهام وانجازها في وقتها ولكن التأجيل أصبح ثمة لنا في هذا العصر وقليلا من نجده ينجز المطلوب منه في وقته ويومه، فالنفس البشرية دائمًا تركن إلي الراحة والكسل فيجب علينا أن نكسر ذلك الركود بإرغام النفس علي العمل وانهاءه.

نقص الحماس: بعض الناس ينقصهم الحماسة اللازمة للقيام
بعمل ما فبدون الحماسة سيجدوا أنفسهم مندفعين باتجاة الابتعاد عن هذا العمل ثم
الكسل والإقلاع عن أي تنفيذ لهأو حتي محاولة تفاديه.

الخوف الذي يدفعك للتأجيل: قد يدفعك الخوف إلي المماطلة
وتأجيل المهام المطلوبة منك، فالخوف من الفشل وخشية ردود أفعال ماحولك أو حتي
السخرية التي تجعل منك انسان مماطل متردد في تنفيذ مهامه.

تقدير المهم والأهم: قد لا نعرف الأولويات في حياتنا
وكثيرًا منا لا يدرك المهم من الأهم وما يقدمون الأن علي فعله وما يأخره إلي وقت
آخر، وهذا لص آخر يدخلك في حيرة بين مهام غير ضرورية ومهام حتمًا تنفيذها، وهنا
يبدأ المرأ في تضيع وقته بتفاعله مع توافة الأمور وترك المهام العظام.

عدم التركيز: عندما تبدأ في عمل ما ثم تقطعه بحجة مكالمة
تليفونية أو زيارة بدون موعد أو حتي القيام بعمل آخر، فهذا يقلل التركيز ومن ثمَّ
يضيع الوقت.

(3) القضاء علي التأجيل

خذ علي نفسك عهدًا للتنفيذ، ثم تعرف جيدًا علي ما تريد
تنفيذه، وقم بوضع زمنًا لإنهاء كل مهمة ثم ابدأ فورًا في العمل ونفذ علي الفور،
ولا تنتظر المزاج أو الوقت المناسب بل انجز مهامك فورًا، وتعلم كيف تأخذ القرار في
وقت مناسب، ثم في النهاية لا تنتظر النتائج المثالية ولا تقلق وتخف من الوقوع في
الخطأ، شجع نفسك بنفسك وابعد عن جو الاحباط أو أي شخص يحبطك.

ادارة الوقت (5) تنظيم الوقت

للوقت ادارة وتنظيم أيضًا، ادارة الوقت فن يجب أن نتعلمه وندرك أهميته فمعني ادارة الوقت هي ادارة حياة بكل ما فيها، ففي المقالات السابقة ادارة الوقت (1)، وادارة الوقت(2)، ادارة الوقت (3)، ادارة الوقت(4) سؤال وجواب، نأتي لنبحر معًا في ادارة الوقت (5) تنظيم الوقت وهنا نسأل:

لماذا عند بعض الناس يكفي اليوم الواحد لإدارة مؤسسات
ضخمة ومهام عظيمة، ولكنك عند البعض الآخر لا يكفي لانجاز بعض المهام البسيطة، هنا
يكمن الفرق في كيفية الإستفادة من الوقت كاملاً.

الإحساس بأهمية الوقت

أكثر الناس تضيعًا للوقتت هم الذين لا يدركون أهميته،
فإذا لم تعلم أهمية الشيء فلم تحافظ عليه، فهناك بعض النصائح التي يجب أن نعلمها
لإدراك أهمية الوقت:

1. لا تقل أبدًا عندي وقت فراغ فهذه خرافة أطلقها بعض الفارغون التافهين.
2. كما قال حسن البصري مقولته الشهيرة (أدركت أقواًا كان أحدهم أشح علي عمره
   ووقته منه علي درهمه وديناره).
3. قد تبني الكثير من علماء التنمية البشرية نظرية ( لاقيمة للوقت عند
   الفارغين ولا قيمة للفارغين في الحياة).
4. يقدر الغرب الوقت ويجله ويقيسه بمقياس الدولار واليورو، ولكن نحن معشر
   المسلمين نقيس الوقت برضا الله سبحانه وتعالي، فكل ثانية يسبح بها المسلم لا تقدر
   بثمن في الدنيا ولها ما لها في الآخرة.
5. يجب أن نعرف أن من الممكن في ثانية يتم انقاذ حياة شخص ما، فالوقت قد يراه
   البعض شيء هين ولكن من الممكن أن يساوي حياة.

توقف بحزم

قد تضيع أوقات كثيرة دون فائدة فإذا فعلت هذا فأنت شخص غير
حازم، فيجب أن تتوقف عن اهدار الوقت بدون فائدة وعليك أن تنظر إلي النصائح
التالية:

• تدبر قول الله عز وجل (وأن ليس للإنسان إلا
  ما سعى)، فربما الأهداف الغير واضحة تؤدي إلي اهدار الوقت بشكل غير طبيعي.
• قم 
  بكتابة بعض الأهداف التي تريد تحقيقها في وقت ما، فهذا يبعدك عن القلق
  والتوتر وحينها سوف تنام بهدوء وبعمق.
• كن يقظًا واستخدم المفكرة اليومية فهي وسيلة
  ناجحة لليقظين.
• لا تضيع الوقت في تدوين برنامجك اليومي ثم
  تنساه في مكان ما.
• حين تضع لنفسك جدول يومي لأعمالك، احرص علي
  اعطاء الفرصة للتعديل عند الحاجة إلي ذلك.
• لا تثقل علي نفسك عندما تضع جدولك العملي ولا
  تكن مثاليًا لدرجة تحيل بينك وبين تنفيذ ما دونته في جدولك، بل اقترب من الواقع
  العملي وقدرتك علي تنفيذ ما يتم تدوينه حتي لا تصاب في النهاية بفشل التنفيذ.

ادارة الوقت (4) سؤال وجواب حول مسألة تنظيم الوقت

الوقت هو الحياة، وادارة الوقت هي فن يجب أن تعلمه وندرك أهميته فمعني ادارة الوقت هي ادارة حياة بكل ما فيها، وقد تعرضنا في المقال الأول إلي ادارة الوقت وخصائصه في حياتنا، ومفهومه، ومعرفة قيمة الوقت وما هي مضيعات الوقت، وفي المقال الثاني ادارة الوقت(2) وتعرفنا علي ما هي معوقات استثمار الوقت،وفي المقال الثالث ادارة الوقت (3) تعرفنا علي الفائدة من تنظيم الوقت، والأن نستفسر من خلال سؤال وجواب حول مسألة تنظيم الوقت.

سؤال وجواب حول مسألة تنظيم الوقت

كيف تعرف أنك تستفيد من كل وقتك؟ وكيف تعرف العوامل
المضيعة للوقت؟

• هذا يتطلب منك عمل جدول يومي لمدة اسبوع
  وتدون فيه تفاصيل الأعمال التي تقوم بها وقضيت فيها وقتك مع حساب كم الوقت الذي
  اخذته في انجاز هذه الأعمال، مع مراعاة كتابة كل الأعمال البسيطة والتي قد تأخذ من
  وقتك بعض الدقائق دون كل شيء ولا تستهين بأي شيء منها.
• يقترح أن تقسم الجدول اليومي ل 16 ساعة وكل
  ساعة تقسم إلي 4 اقسام (أي 15 دقيقة) ودون في خانة الساعات الاعمال ومقدار الوقت
  المهدر في كل عمل.
• قم بعد ذلك بتحليل الجدول مع البحث في عوامل
  اهدار الوقت، وعندما تعلم عوامل تبديد الوقت فعليك بتجنبها حتي لا تضيع المزيد من
  الوقت في الايام القادة.

ارغب في  تنظيم
وقتي ولكن ما حولي لا يسمع لي بذلك

هنا قد نلقي باللوم علي الآخر أو علي الظروف ولكن أنت
المسؤول الوحيد عن وقتك ولا تحاسب أحد مكانك، فيجب عليك أن تملك زمام أمورك ولا
تكن أداة للأخرين لإنهاء أعمالهم، كن حازم وابدأ بتنظيم وقتك اعتذر للآخرين بلباقة
واحسب أولوياتك كما تريد أنت لا كما يريدون هموسوف تجد النتيجة في النهاية مبهرة.

هل أفقد عفويتي وأصبح كالآلة لو قمت بتنظيم وقتي؟

لا يتم النظر إلي هذه المسألة بتلك النظرة، فتنظيم الوقت
ليس معناه أن تتحول لآلة، فيجب أن تكون مرنًا، فمع مرور الأيام ستظهر أمامك بعض
الأمور التي لم تتوقعها فعليك فقط أن تفكر في الأمر ككل وتدرك أن تخطيطك كان جيدًا
أم أنك تحتاج إلي اعادة تخطيط من جديد.

هل كتابة الاهداف والتخطيط مهدر للوقت؟

نفترض قيامك برحلة إلي بلد ما فمن الطبيعي أن تخطط إلي
رحلتك وتنظم ملابسك وأدواتك التي تأخذها معك مع مراعات ما سيتم فعله أثناء الرحلة
وأدوات الترفيه وخلافه، فهنا تدرك أن كل وقت قديته في التخطيط كان مفيدًا حتي
تستمتع بالحياة دون اهدار للوقت.

هل سأفقد وقت الترفيه والراحة عندما أنظم وقتي؟

هذا تفكير خاطئ تمام وعاري من الصحة، فتنظيم الوقت يكون
عادة شخصية للفرد نفسه، فهو الذي يحدد أوقات الجد وأوقات الراحة والتظيم يدلك إلي
طريق الحفاظ علي الوقت وتحقيق الكثير من الإنجازات بأقل وقت وأقل مجهود كما يعطي
للفرد الفرصة في تطوير ذاته ويتعرف علي هواياته وممارسة ما يحلو له في أوقات عدة
لم يكن ليفعلها لو لم ينظم وقته.

ماذا أفعل لو لم أستطع الاستمرار في تنظيم الوقت؟

قد يكون هذا شيء طبيعي لأي شخص يمر بظروف ما، فما عليك
فعله هو التنظيم قدر المستطاع لليوم الواحد حتي لا يتفلت الأمر من يدك، حاول أن
تنظم مواعيدك وارتبطاتك لهذا اليوم.

ليس لدي حاسوب حتي انظم وقتي؟

ليس كل من لا يملك حاسوب لا يقدرعلي تنظيم وقته، فكل ما تحتاجه مفكرة وقلم وجدول، ثم ابدأ فورًا في تنظيم وقتك.

لا ارغب في تدوين أهدافي، فأنا أعلم ماذا عليَّ فعله

لا أحد يملك ذاكره كاملة فسوف تنسي بعض التفاصيل
الضرورية وأحيانًا تنسي أعمال ذات أهمية كما تنسي المواعيد كذلك، فعندما ندون كل
أهدافنا لا مجال هنا للنسيان، وهنا نترك للعقل التركيز في انجاز المهام وليس
تذكرها.